Certification Qualiopi : comment l’obtenir ?
Tous ceux qui ont un centre de formation, ou qui s’apprêtent à en créer un, ou encore les autres prestataires du développement de compétence (PAC) ont jusqu’au 1er janvier 2022 pour obtenir la nouvelle certification Qualiopi, laquelle remplacera les labels qualité actuellement en vigueur. Ainsi, à compter de l’année prochaine, Qualiopi deviendra la seule certification qui permet l’obtention de fonds de financements, tant publics que mutualisés pour les formations que l’on dispense. Notons que pour passer haut la main cette certification, les petits organismes ont intérêt à se faire accompagner.
Certification Qualiopi : en quoi cela consiste-t-il ?
Dès le 1er janvier 2022, le référencement Datadock ainsi que la majorité des labels qualité existants disparaîtront au profit d’une nouvelle certification baptisée Qualiopi. Cette dernière sera ainsi obligatoire pour les organismes de formation et PAC ou OPAC (Organismes Prestataires d’Actions Concourant au développement des compétences). En d’autres termes, elle s’adresse aussi bien aux grands groupes de formation qu’aux formateurs indépendants.
Dévoilée par le ministre du Travail le 7 novembre 2019, Qualiopi s’inscrit plus précisément dans une logique d’amélioration qualitative des prestations de formation et fait office de contrepartie aux financements publics et/ou mutualisés délivrés par des OPCO, le gouvernement, l’Agefiph, le Pôle emploi ou encore la Caisse des dépôts et consignations. Soulignons qu’un organisme de formation peut s’en exonérer, mais seulement si ses clients sont eux-mêmes des organismes de formation certifiés, ou financent personnellement les formations proposées. Quoi qu’il en soit, tous les acteurs concernés, qu’ils soient référencés Datadock ou non, sont actuellement dans la dernière ligne droite pour passer la certification Qualiopi.
Petits organismes : passer haut la main Qualiopi en se faisant accompagner
Alors que les grosses structures peuvent passer en toute autonomie le nouveau référentiel qualité Qualiopi, les petits organismes sont quant à eux dans l’obligation de solliciter l’accompagnement d’un expert en la matière.
Compréhension du Référentiel National Qualité
L’accompagnateur s’attèle avant tout à aider la structure cliente à apprivoiser le Référentiel National Qualité (RNQ) défini par le décret n° 2019-565 du 6 juin 2019, en appréhendant l’ensemble de ses exigences qualité. L’audit qualité mené par l’organisme certificateur accrédité par Cofrac ou par les instances de labellisation se réalise sur la base des critères du RNQ. On en compte au total 7, sous-divisés en 32 indicateurs pour lesquels le candidat au Qualiopi doit préciser son process. 22 d’entre eux constituent le tronc commun, tandis que les 10 autres ne concernent que certains cas.
Audit et choix des actions Qualité à mettre en œuvre
Ensuite, le cabinet de consulting réalise un diagnostic avec son équipe. Cet état des lieux a pour objectif d’identifier chaque point sur lequel les pratiques déjà adoptées par l’organisme de formation répondent déjà aux critères RNQ, mais surtout les points qui requièrent une modification ou une évolution. À l’issue de ce diagnostic sur mesure, l’accompagnateur peut situer son client et évaluer son niveau de satisfaction des exigences Qualiopi. Il lui sera alors facile de formuler des préconisations pour ainsi aider l’organisme de formation de passer facilement l’audit.
Phase d’accompagnement
Durant cette étape, le cabinet de consulting accompagne l’organisme de formation pour déployer dans les meilleures conditions la démarche qualité en mettant en application les préconisations préalablement formulées. En même temps, le consultant s’évertue à inculquer la culture de la qualité à tous les acteurs opérationnels pour que tout se déroule à merveille.
Pré-audit ou audit à blanc
En l’occurrence, le cabinet de consulting vérifie si l’organisme de formation accompagné est prêt ou non à passer le véritable audit mené par l’organisme accréditeur en s’assurant bien évidemment de la conformité de chaque action mise en place au RNQ.
Audit par un organisme certificateur accrédité par le Cofrac
Si le pré-audit est concluant, le candidat à la certification Qualiopi peut procéder à la sélection de son certificateur. Sur rendez-vous, ce dernier se déplacera dans ses locaux pour ainsi mener un audit sur site. L’accompagnateur est en effet présent à ce moment. Dans l’éventualité où le certificateur aurait relevé des non-conformités, l’organisme de formation est contraint de mettre sur pied dans un délai imparti un plan d’action. Et là encore, le consultant va l’aider à y parvenir.
Audit de surveillance
L’intervention du cabinet de consulting ne s’arrête pas au moment où l’organisme de formation obtient sa certification Qualiopi, dont la validité est de 3 ans. Puisqu’un audit de surveillance est prévu entre le 14e et le 22e mois à compter de la date d’obtention de la certification, le consultant doit faire en sorte que le niveau de qualité soit maintenu et que les exigences RNQ soient toujours respectées pour aider son client à maintenir sa certification.
